70 Minuten Zeitgewinn – mit 7 Tipps

Seneca-Zitat

1. Mach´ mal langsam!

Klingt paradox, stimmt aber. Wer sich bei der Planung einer Aufgabe mehr Zeit „gönnt“, spart ein Vielfaches davon bei der Durchführung.

Lisa muss mit einem unzufriedenen Kunden zu telefonieren. Bisher hat sie sich einfach erstmal angehört, was der Kunde zu sagen hatte. Dann hat sie sich Lösungen ausgedacht – und den Kunden mit ihren Vorschlägen zurückgerufen.

Nach unserem Coaching hat sie für den nächsten Kunden alle Unterlagen rausgesucht und überflogen. Sie hat mögliche Gründe seiner Unzufriedenheit überlegt. Und Lösungsideen entwickelt. Sie konnte ihren Kunden viel entspannter anrufen. Denn sie hat Kenntnis der möglichen „Probleme“ – und gleich Lösungsvorschläge im Gepäck. Sie konnte den Kunden so zielgerichtet zu einer verträglichen Regelung leiten.

Da sich die Reklamationsgründe in der Regel gleichen, konnte sie sogar einen „Katalog“ anlegen, der ihr künftig ein schnelleres Vorgehen ermöglicht. Sie hat anfänglich Zeit investiert. Im weiteren Verlauf spart sie diese Zeit so vielfach wieder ein.

Tipp: Planen Sie schriftlich! Das schafft Übersicht und Verbindlichkeit.

Zeitgewinn am Tag: 10 Minuten

2. Wirksame Ziele setzen

Melanie fühlt sich zu dick und möchte gerne abnehmen. Sie hat sich vorgenommen: Acht Kilo sollen es sein. Doch irgendwie ist der Innere Schweinehund im Alltag stärker, denn Schokolade und Sahnesauce schmecken einfach besser als Salat und Sojajoghurt. Warum scheitert Melanie immer wieder? Weil Ihr Ziel unklar formuliert ist. Besser wirds, wenn Ihr Ziel die drei folgenden Kriterien erfüllt:

  • Machbar
  • Messbar
  • Motivierend

Sie wird es deutlich einfacher schaffen, wenn Sie statt „Ich nehme acht Kilo ab“ besser konkret sagt: „Ich passe bis zum Abflug in den Sommerurlaub am 03.08. perfekt in das gestreifte Kleid von XY Kleid – in Größe 40 und überrasche meinen Mann am Hochzeitstag darin“. Damit hat Melanie einen klaren Termin (03.08), einen Messwert (das Kleid muss perfekt passen, was etwa acht Kilo Gewichtsabnahme bedeutet) und die richtige Motivation (ihrem Mann am Hochzeitstag zu gefallen). Sie stellt sich jetzt noch als kleinen Film sein strahlendes Gesicht und seinen Kommentar an diesem Abend vor und …. schwupps hat sie eine starke Motivation, die sie über die „schwere“ Zeit tragen wird. Ihren Inneren Schweinehund kann sie so viel leichter erziehen…

Tipp: Legen Sie zu Beginn einer Besprechung gemeinsam das „Ziel“ fest, welches Sie erreichen wollen – und „meeten“ Sie im Stehen und mit klar begrenzter Zeit. Sie kommen garantiert schneller zum Ziel.

Zeitgewinn am Tag: 5 Minuten

3. Einmalregel

Timo ist von Natur aus neugierig. Wenn er Post bekommt, dann greift er gleich ins Eingangskörbchen und liest erstmal, wer denn da wohl etwas von ihm will. Die Briefe und Umlaufmappen werden kurz geöffnet und Timo schaut gespannt hinein. Dann räumt der die Unterlagen zurück und legt sie wieder ins Eingangskörbchen.

Wie es besser geht: Fassen Sie Papiere und Aufgaben nur einmal an. Veranlassen Sie direkt den nächsten Schritt. Statt die Eingangspost erst zu öffnen, dann zu lesen, zur Seite zu legen, später nochmal durchzugehen, Maßnahmen einzuleiten, wegzuwerfen oder weiterzuleiten. Öffnen Sie die Post erst dann, wenn Sie ein Zeitfenster haben, welches Ihnen die Erledigung dieses nächsten Schrittes – also Delegation, Ablage, Erledigung oder Abfalleimer – direkt ermöglicht. So behalten Sie Ihre Neugierde, entwickeln keinen „Horror“ vor unangenehmen Aufgaben und sparen viel zeit.

Tipp: TUN Sie einfach direkt das, was mit der eingegangenen Post ansteht. Und dann: Haken dran.

Zeitgwinn am Tag: 10 Minuten (denken Sie auch an ihre eMails!)

4. Stille Stunde

Marcel arbeitet in einem Steuerbüro. Er möchte so gerne ein paar Formulare entwickeln, die ihm und den Kollegen die Arbeit erleichtern würden. Doch den ganzen Tag springt er – meist ungeplant – zwischen Kundenterminen, Telefonaten, Kollegengesprächen und seinen administrativen Aufgaben hin und her. Das nervt, denn immer, wenn er gerade etwas begonnen hat, kommt wieder etwas dazwischen. Ihm hat die „Stille Stunde“ weitergeholfen. Mit seinen Kollegen hat er vereinbart, dass jeder am Tag eine Stunde lang sein Telefon auf die Kollegen umstellen und diese Zeit von Terminen mit Kunden freihalten kann. In dieser Zeit ist die Bürotüre zu oder ein anderes „Signal“ macht Besuchern klar, dass Marcel beschäftigt ist.

In dieser Stunde kann er nun ganz in Ruhe und sehr konsequent an seiner Sonderaufgabe arbeiten oder auch ein anderes Projekt voranbringen – ungestört. Danach hält er einem Kollegen den Rücken frei. Diese Umverteilung macht ein konzentrierteres und damit schnelleres Arbeiten möglich. Das reduziert die Fehlerquote und steigert das Erfolgsgefühl. Zudem wird der Kopf dann in der übrigen Zeit frei von diesem „Projekt“ – Marcel ist ganz für Kunden und Kollegen da.

Tipp: Verabreden Sie feste Zeiten – dann können Sie auf Dauer sogar Ihre Kunden daran gewöhnen. Für die Sie dann zu anderen Zeiten eben auch „voll da“ sind.

Zeitgewinn am Tag: 10 Minuten

5. Konzentration auf WICHTIGES

Sie kennen das: Ein Kunde ruft an und formuliert hektisch sein Anliegen am Telefon. Es ist soooo wichtig, dass Sie es SOFORT zu erledigen haben. Sie merken schnell, wie Sie aufgrund von Tonfall, Sprechtempo und Inhalt unter Stress geraten. Sie sind schnell geneigt, dem Kunden nachzugeben, um ihne loszuwerden. Doch Achtung: Unterscheiden Sie „Dringliches“ von „Wichtigem“. Dringlich ist das, was ein anderer Mensch gerne erledigt sähe, weil es IHM wichtig ist. Doch dessen spätere Erledigung für Sie  keinen nachhaltigen Schaden verursacht.

Wichtig sind Aufgaben und Entscheidungen, die für Ihre Firma oder Sie persönlich langsfristige Auswirkungen haben. Dinge, die Schaden abwenden oder positive Folgen nach sich ziehen. Lassen Sie sich also keinesfalls von anderen Menschen mit vorgeschobener Wichtigkeit tatsächliche Dringlichkeiten „unterschieben“. Entscheiden Sie aktiv: Wie „wichtig“ ist das für mich oder für mein Unternehmen?

Tipp: Stellen Sie sich die Frage was passieren würde, wenn Sie die gewünschte Aufgabe zu einem anderen Zeitpunkt erledigen oder delegieren würden. Und dann reagieren Sie entsprechend.

Zeitgewinn am Tag: 10 Minuten

6. Fakten klar kommunizieren

Herrmann ist Chef in einer Bäckerei. Oft passiert es ihm, dass der einen Auftrag an einen Mitarbeiter gibt und am Ende ein anderes als das von ihm erwartete Ergebnis erhält.

Im Rahmen eines Coachings habe ich „Mäuschen“ in der Backstube gespielt, wenn er Gespräche mit seinen Mitarbeitern führte. Dabei fiel mir auf, dass er oft – statt klare Aufträge zu verteilen – eher eine höfliche „Bitte“ an die Kollegen aussprach. Statt zu sagen: „Bitte sorge dafür, dass morgen früh um sieben Uhr 500 Mohnbrötchen für den Kunden Mayer fertig verpackt zur Abholung an der Tür bereit stehen“ sagte er: „Wir dürfen morgen die Brötchen für den Kunden Mayer nicht vergessen!“

Und wunderte sich dann, dass der Mitarbeiter das keineswegs als Auftrag an sich verstanden hatte….

Wer eine Aufgabe jemandem übergibt, der sollte klar sagen:

  • wer
  • was
  • wie
  • wo
  • warum
  • bis wann zu tun hat – und
  • bei wem die Erledigung zu melden ist.

Wenn dem Aufgaben-Empfänger einige der genannten Informationen fehlen, tut dieser gut daran, die offenen Punkte durch Nachfragen zu klären. Denn nur ein inhaltlich vollständiger Auftrag kann auch wunschgemäß erledigt werden. Wer hier in dier Kommunikation zu sparsam ist, der verliert viel Zeit bei der Klärung der ganz sicher folgenden Reklamationen.

Tipp: Lassen Sie einen erteilten Auftrag vom Auftragnehmer noch einmal in seinen Worten wiederholen. Dann merken Sie sofort, enn etwas missverstanden wurde oder ungeklärt ist.

Zeitgewinn am Tag: 15 Minuten

7. 5-Minuten-Liste

In Evelyns Alltag gibt es viel zu tun. Doch manchmal hat sie für einige Minuten „Leerlauf“ zwischen zwei Kundenterminen oder Telefonaten. Evelyn ruft dann gerne kurz eine Freundin an oder reinigt ihre Tastatur. Denn es lohnt sich ja nicht, noch etwas anzufangen. Oder?

Wir können in fünf Minuten viel erledigen – wenn wir uns einfach mal die Zeit nehmen, die kleinen Verrichtungen aufzuschreiben, die wir in weniger als fünf Minuten erledigen könnten. Denn dann brauchen wir im Falle eines kurzen Leerlaufs gar nicht lange zu überlegen, sondern zücken einfach unsere Liste und…legen los. Oft schaffen wir dann sogar zwei Aufgaben von der Liste, weil der Kunde sich verspätet oder wir eben schneller als fünf Minuten sind.

Und wir haben das gute Gefühl, schon wieder was von unserer Aufgabenliste streichen zu können. Da motiviert und macht uns den Tag leichter.

Tipp: Setzen Sie sich sofort hin und erstellen Sie eine Liste mit mindestens zehn Aufgaben. Druckerpapier auffüllen. Tastatur reinigen. Mausbatterien prüfen. Kopien anfertigen. Lauter solche Aufgaben. Und dann ab in eine Klarsichthülle damit, die schnell greifbar auf Ihrem Tisch liegt.

Zeitgewinn am Tag: 10 Minuten

 

Ziel erreicht:  Zeitgewinn = 70 Minuten

Jeden Tag können Sie am Beispiel dieser sieben Menschen rund 70 Minuten einsparen. Zeit, die Sie für andere Aufgaben nutzen können. So schaffen Sie deutlich mehr am Tag und können beispielsweise pünktlich zum Sport am Abend gehen. Oder mehr Zeit mit den Menschen verbringen, die Ihnen NOCH wichtiger sind, als Ihre Kollegen. Oder Sie gönnen einfach mal sich selbst eine Aus-Zeit.

Termine für Zeitmanagement-Webinare mit mir – schauen Sie doch mal rein. Ich freue mich auf Sie!

Hier gibt es noch mehr Tipps für respektvollen Umgang mit der eigenen Zeit:
Zeitmanagement – mehr  Schwung 1 – 6
Zeitmanagement – mehr Schwung 7 – 12

Wenn Sie Spaß am Einsatz moderner Technik haben, dann mögen Sie bestimmt die Impulse meines geschätzten Kollegen Ivan Blatter!

Und ganz zum Schluss noch ein EnterTrainment-VideoPodCast von mir für Sie: Vergessen Sie mal Ihre To-Do-Liste!

Veröffentlicht von

Ich mache Unternehmen mit der R³Haltung erfolgreicher. Indem ich dafür sorge, dass Mitarbeiter Höchstleistungen bringen können - und wollen. Davon profitieren alle: Kunden, Unternehmen und Mitarbeiter.

1 Kommentar Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Bettina, schöner Artikel. Das du mit kleinen Geschichten die Themen visualisierst, gefällt mir sehr gut! Ich persönlich habe sehr gute Erfahrungen mit Todo-Listen gemacht, welche ich mir beispielsweise auf der Fahrt zur Arbeit oder am Abend davor anlege und dann gut sichtbar auf meinem Schreibtisch platziere. Das spart mir viel Zeit weil ich meine Todos damit immer im Blick habe.

    Liebe Grüße
    Stefan

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