Nüchterner Konferenz-Raum? Mach´ was draus!

Wer sich schon mal mit dem Thema Lerntechnik befasst hat weiß, dass der Mensch in einer angenehmen und wohlbefindlichen Umgebung deutlich leichter und nachhaltiger lernt. Daher ist ein angenehmes Umfeld von hohem Wert für den Erfolg jeder Veranstaltung.

Top-Orte des Lern-Grauens

Nun ist keineswegs jeder Seminarraum oder Ort ein freundlicher Lernraum: Mein Mann und ich haben vier Jahre lang Jugendliche zwischen 13 und 18 Jahren in Sachen Berufsorientierung gecoacht. In Schulen, Jugendherbergen und Schullandheimen.

Ehrlich: Das waren die wirklich schlechtesten Trainingsbedingungen, die wir je erlebt haben! Es ist unfassbar, was wir Heranwachsenden zumuten, um sich wertvolles Wissen drauf zu schaffen. Alt, abgenutzt, muffig und oft gefährlich und unhygienisch.

Auch in der Erwachsenenbildung erlebe ich viel zu oft Räumlichkeiten, die dem Lernen eher abträglich sind. Was für die Veranstalter zählt ist oft nur, ob genügend Menschen „reinpassen“ und das Ganze billig genug ist. Sie investieren viel Geld in einen namhaften Redner oder Trainer – und dann macht der Raum die Wirkung schlicht … kaputt.

Werde kreativ – schaffe Atmosphäre

Doch mit einer Runde Phantasie und ein paar Details lässt sich auch aus einem solchen Raum noch etwas herausholen. Jeder, der einen Konferenz-Raum betritt weiß, dass Du nicht mal eben kurz vorher den Raum noch in freundlichen Farben streichen kannst und darfst. Dass Du kein neues Mobiliar finanzieren und anschleppen wirst. Doch jeder darf erwarten, dass Du - im Rahmen Deiner Möglichkeiten - eine Wohlfühl-Atmosphäre schaffst, die das Lernen leichter werden lässt.

Ich habe letzte Woche Menschen im Netz befragt, was sie sich denn in einem weniger schönen Seminarraum wünschen würden, um sich wohl zu fühlen. Explizit habe ich dabei nach Dingen gefragt, die der Redner/ Trainer mit angemessenen Mitteln selber beeinflussen kann.

Das habe ich für Dich heute zusammengestellt: Wie Du es Dir leichter und Deinen Teilnehmern eine gute Portion wohlbefindlicher machst.

1. Das Raumklima

Wie oft bin ich schon in Räume mit abgestandener Luft gekommen. Die überheizt oder eiskalt waren. Die nach dem Küchenduft aus der unteren Etage rochen. Hier gilt: Zuallererst mal einmal gründlich durchlüften. Dabei as Fenster genau über der Kantine besser aussparen ?

Ich bin kein Freund künstlicher Raumdüfte, doch so eine Dose Spray zur Neutralisierung des Raumduftes oder ein leichtes, ätherisches Zitrusfrüchte-Duftöl können hier Wunder wirken. Danach die Heizung – je nach erwarteter Teilnehmerzahl - so einstellen, dass der Raum eher kühler, als zu warm ist. Menschen heizen den Raum schnell auf. Feucht und müffelig wird er gerade im Winter auch von alleine wieder...

2. Das Licht

Konferenz- und Seminarräume sind in der Regel so angelegt, dass sich verschiedene Lichtsituationen gestalten lassen. Mache Dich vorab mit der Funktion aller Schalter – auch denen für die Beschattung/ Jalousien oder elektrischen Vorhänge und Rollos – vertraut. Stelle das Licht so ein, dass es zu Deiner Veranstaltung passt. Ein Abendevent braucht eine andere Beleuchtung, als ein Kommunikationstraining.
Das Licht sollte dabei keinesfalls zu „funzelig“ sein, damit die Körper Deiner Zuhörer nicht plötzlich zu viel Melatonin (Schlafhormon) bildet und sie Dir wegnicken.

Notfalls lasse Dir vom Service des Hotels oder der Location noch die eine oder andere mobile Lampe bringen, um Deinen Raum optimal auszuleuchten. Überprüfe auch auf die Standorte von Beamer, FlipChart und Deiner Person „im Rampenlicht“. Bedenke, wie die Sonne möglicherweise über den Tag wandert und wie Du den Menschen, die in der heißen Sonne sitzen Abkühlung und Blendfreiheit (mein Geheimtipp: elektrostatische FlipChart- Blätter ans Fenster hängen und bei Bedarf verschieben)  schaffen kannst.

3. Die Sitzordnung

Je nach Teilnehmerzahl und Art der Veranstaltung fällt diese anders aus. Meist kannst Du frühzeitig vor Deinem Event anmelden, wie Du gerne Tische und Stühle angeordnet hättest. Es gibt jede Menge Möglichkeiten, da kannst Du frei wählen. Doch besser ist, Du verlässt Dich nicht drauf, dass es am Event-Tag auch alles so steht, wie Du es „bestellt“ hast. Ich habe schon so viele Möbel geschoben und getragen, umgebaut oder weggeschleppt... 

Für mich gibt es wenig Unangenehmeres, als schon mal durchgeschwitzt zu sein, wenn ich meine Teilnehmer begrüße. Deshalb gebe ich vorab möglichst unmissverständliche Anweisungen. Doch bevor meine Teilnehmer leiden, schiebe und schleppe lieber ich.

Gerade neulich habe ich es bei einem Stammkunden (!!!) erlebt, dass der Raum genau „umgekehrt“ aufgebaut war, als ich es sonst immer dort nutzte – ich sollte plötzlich an der anderen Stirnwand stehen. Was mit Beamer irgendwie doof ist, wenn die Leinwand auf der „richtigen“ Seite hängt.

Achte auch darauf anzugeben, was Du als Trainer oder Redner benötigst. Einen Tisch zum Ablegen Deiner Materialien? Einen Stuhl? Ein Glas für Dein Wasser? Klar, auch Metaplanwände, FlipCharts, frisches Papier oder ein Moderatorenkoffer (besser ist, Du pflegst da Deinen eigenen!) gehören mit auf diese Liste. Alles das wird nämlich gerne mal vergessen…

4. Das Catering

Essen und Getränke halten Leib und Seele zusammen. Für meine Veranstaltungen nehme ich immer so viel Einfluss wie möglich auf das, was die Teilnehmer Nahrhaftes gestellt bekommen sollen. Ein Lieblingskunde bestellt beispielsweise gerne Pizza. Das ist billig, geht zuverlässig und die Teilnehmer mögen Pizza.

Für mich jedoch ist das keine gute Wahl – denn die Pizza ist wirklich lecker, doch eben auch sehr „schwer“. Das bedeutet, dass die Zeit nach der Mittagspause für mich zur Herausforderung wird, weil die Teilnehmerbäuche das Blut aus dem Gehirn (wo ich es bräuchte) in den Magen (wo der Körper es braucht) geliefert haben. Das Ergebnis? Das Suppenkoma.

Also bitte ich um leichtere Kost, die Berücksichtigung von Vegetarieren und weiteren Genuss-Besonderheiten, und auch um ein paar schnell verfügbare Kohlenhydrate in Form von Plätzchen oder Obst, Joghurt und Sandwiches in den Kaffeepausen. Zudem bringe ich immer ausreichend „Süßkram“ – vom Schokoriegel bis zu Traubenzucker- mit, damit die Teilnehmer ihren Zuckerspiegel im Notfall schnell wieder pushen können. Jeder kann so selbst entscheiden, was er gerade braucht.

5. Die Rahmenbedingungen

Häufig kommen meine Teilnehmer an einen ihnen fremden Veranstaltungsort. Das bedeutet: sie kennen sich (noch) nicht aus. Wie angenehm ist es, wenn sie gleich zu Beginn erfahren, wer ihre Ansprechpartner im Haus sind, wo sie Rezeption, Raucherecke oder Toiletten finden und für wann Pausen vorgesehen sind. Ich informiere mich daher stets vor Beginn und gebe diese wichtigen Details am gleich Anfang an meine Teilnehmer weiter.

Außerdem habe ich immer ein Paket feuchte Reinigungstücher dabei. Viel zu oft schon habe ich Tische mit „Kränzen“ von vorhergehenden Veranstaltungen oder verschmutzte Stühle oder einfach nur mega-verstaubtes Mobiliar vorgefunden. Das kann ich so schnell verbessern – mit einem Wisch. Nein, das ist nicht mein originärer Job – doch als Dienstleister denke ich einfach mit Blick und Herzen meiner Kunden.

6. Die Details

Wenn ich einen Workshop oder ein Rede-Mentoring vor der Nase habe, dann gestalte ich den Raum, in dem wir miteinander arbeiten. Und zwar so, dass es allen gut geht. Zuallererst bedeutet es natürlich, dass ich mich inhaltlich auf Thema und Teilnehmer vorbereite – doch das würde jetzt hier zu weit führen und kommt demnächst in einem anderen Blogpost. Doch es bedeutet vor allem auch, dass der Teilnehmer einen wirklich schönen „Ort“ im Raum vorfindet, an dem er sich willkommen fühlt.

Ich habe meine und die in der Umfrage zusammengetragenen Details hier einfach als Liste zusammengestellt:

  • Sauberer, tragfähiger Stuhl
    Letzter ist erstaunlicherweise nicht immer selbstverständlich, sollte es auch Gründen der Sicherheit allerdings sein. Daher habe ich auch gerne ein Schweizer Messer dabei, um mal eine Schraube nachziehen zu können…
  • Getränke und Snacks in Griffweite                                                        
    An jedem Platz steht ein Glas auf einer Serviette - auf dem Kopf. Das signalisiert, dass es noch unbenutzt ist. Daneben ausreichend (verschiedene) Getränke.
  • Papier und Stift für Notizen
    Früher hatten die Teilnehmer das noch selbstverständlich dabei…heute sorge ich lieber vor...
  • Persönliches Handout
    Bei mir gerne auch mal als Sketchnote … - auch eine Präsentation ist bei mir als Handout immer so gestaltet, dass die Teilnehmer sich selbst Notizen machen können (Freiraum lassen) und auch sollen (viele Bilder, die mit eigenen Informationen der Teilnehmer ergänzt werden sollen. Mehrkanaliges Lernen ist einfach viel wirksamer – und selber zu denken hilft auch. 
  • Individuelles Namensschild 
    Dazu gehören gute Leih-Marker zum sauberen Beschriften und im Idealfall auch ein robuster Aufsteller zum Einschieben.
  • Klemmbrett
    Sofern es keine Tische gibt und geschrieben werden soll, brauchen die Teilnehmer eine feste Schreibunterlage.
  • Mini-Präsent als Willkommensgruß
    Das können Kuli, Schokolade, Notizheft, give aways, Erfrischungstücher o.ä. sein…der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Doch kleine Geschenke oder Überraschungen erhalten die Freundschaft…
  • Nettes Willkommensschild im Raum
    Klar ist das bei mir immer das Begrüßungs-FlipChart, welches – statt des typischen „Herzlich willkommen“ mit dem Grammatik-Fehler das Thema des Tages aufgreift, damit die, die den Raum betreten, sofort erkennen, dass sie hier richtig sind.                                                                
  • Wegweiser, um den Raum zu finden
    Oft sind die einzelnen Räume in großen Objekten schwer zu finden – da helfen kleine, vorbereitete Pfeile und Wegweiser, die mit Kreppband oder Haftkleber wieder ablösbar vom Eingang zum Raum führen. Es kann auch ein Wegweiser im Raum auf den Weg zur Toilette hinweisen.
  • Blumendekoration oder eine Grünpflanze
    Ich habe gerne mal ein paar Blümchen im Topf dabei und stelle diese im Raum auf. Je nach Thema, Veranstalter oder Laune können es auch Kräutertöpfe sein, um das Mittagessen aufzupeppen ? – Hauptsache was Lebendiges und Frisches fürs Auge.
  • Farbe in klinisch nüchternen Räumen
    Schade, den Raum frisch zu streichen erlauben die Veranstalter dann meist eher nicht. Das wäre auch definitiv keiner meiner Lieblingsjobs.

    Doch ich kann mit FlipCharts viel erreichen, die ich an den Wänden verteile. Ich kann eine bunte Tischdecke (ideal ist Pannésamt in bunten Farben, weil er sich phantastisch drapieren und schnell waschen lässt) auslegen, um mein Material darauf zu dekorieren.

    Auch Servietten in kräftigen Farben sind immer eine leichte Dekounterstützung. Ich habe von einem großen schwedischen Möbelhaus knallbunte Kunststoff-Teller dabei, auf denen ich Obst oder Kekse anrichte – das ganze auf bunten Servietten und die Wirkung des Raumes ist schon eine ganz andere.
  • Schöne Bilder für die Wände
    Auch da gibt es – von Postern mit Aphorismen über Landschaftsaufnahmen und Teamfotos, aufgezogen auf leichte Keilrahmen, eine Menge Möglichkeiten. Ich kann sie an einer langen Wäscheleine mit Wäscheklammern aufhängen. Ich kann wiederablösbare Klebepads nutzen oder vorhandene Nägel nutzen. So viel Aufwand lohnt sich allerdings in der Regel eher für mehrtägige Trainings und Events.

    Wenn mehr Zeit zur Verfügung steht, dann ist es auch mal eine schöne Teambuilding-Maßnahme, die Teilnehmer den Raum selber mit FlipCharts und Markern gestalten zu lassen. Damit es ihnen wirklich gut geht.
  • Visualisierte Papiertütchen
    Wer schonmal auf einem meiner Visutrainment-Workshops war, kennt die legendären Goodie-Bags. Darin das wichtigste Basismaterial und eben eine von mir indivisuell bemalte braune Papiertüte. Die meisten Teilnehmer freuen sich da so sehr dran, dass sie das Tütchen nachher sogar mit nach Hause oder ins Büro nehmen.
  • Schöne Arbeits-Materialien
    Wir Menschen haben viele unterschiedliche Motivatoren. Für eine große Zahl Mitmenschen ist ein „schönes Umfeld“ ein wesentlicher Motivator – so auch für mich selbst. Ich kann in verratzten Räumen keine volle Leistung bringen. Daher sorge ich eben auch gerne dafür, dass meine Teilnehmer es „schön“ haben.

    Dazu gehört auch, dass ich mit hochwertigen, ausgefallen, ansprechenden und bunten Materialen arbeite. Dass für die Gäste ein Gefühl der Fülle vorhanden ist, auch wenn am Ende nur wenig gebraucht wird. Doch gutes Material ist eben auch ein Zeichen von Wertschätzung. Und die … bekommt wohl jeder gerne.

    Und auch für mich sind diese Materialien von Bedeutung. Denn statt auf einen lieblos „gepflegten“ Moderatorenkoffer greife ich dann doch lieber auf mein verlässliches, frisches und fröhliches Material zu. Weil es dann eben zuverlässig funktioniert. Eigene Marker sind frisch gefüllt und in gutem Zustand. Das erleichtert mir die Arbeit und wirkt auf meine Kunden einfach professioneller.

7. Das Fazit

Ja, sich mit den Gegebenheiten vor Ort auseinander zu setzen, ist erstmal Zusatzarbeit. Doch wer einmal die strahlenden Augen der Teilnehmer erlebt hat, wenn aus einem grauen Raum ein buntes Zimmer mit Lernatmosphäre geworden ist, der weiß: Es lohnt sich. Für alle Beteiligten. Und vor allem für den nachwirkenden Lernerfolg.



Mentorin für bemerkenswerten Auftritte mit Mikrofon, Marker und Deinem individuellen #WOW-Faktor.

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