Online-Meetings effizient leiten

In diesem Blogpost findest Du 7 Impulse, wie Du Deine Online-Meetings besser moderieren und durchführen kannst. Denn mit einer guten Portion Planung vorher und klaren Zielen im Meeting wirds für alle leichter. Das geht am Ende dann auch noch deutlich schneller.

1. Stelle klare Regeln auf 

Es gibt ein paar Themen, die eigentlich selbstverständlich sein sollten. Sie sind es aber in der modernen Gesellschaft immer weniger. Daher ist es Deine Aufgabe als Moderator eines Online-Meetings die Teilnehmenden zu informieren, dass es klare Regeln gibt, die für alle gelten. 

Dabei geht es um Themen wie Pünktlichkeit, damit die anderen nicht vor dem Rechner warten müssen. Alle nehmen mit Webcam teil und machen sich mittels Licht auch sichtbar. Jeder kommt inhaltlich vorbereitet ins Meeting und hat seine Dateien am Rechner bereits geöffnet, um die Bildschirmteilung schneller zu ermöglichen.

Zudem spricht jeder Teilnehmende nur maximal eine Minute am Stück - früher stand in den alten gelben Telefonzellen auf einem gelben Aufkleber: Fasse Dich kurz! So haben alle die Chance, zu Wort zu kommen. Das ist Ausdruck der gegenseitigen Grundhaltung: Respekt und Wertschätzung.

Regeln sind im Grunde für alle da und regeln das Miteinander. Daher sollten alle Teilnehmenden darüber einig sein, dass sie sich daran auch halten. Sie dürfen von allen Beteiligten an die Regeln erinnert werden.

Tipp:
Die Regeln kurz auf einem Blatt zusammenfassen, um eigene Regeln ergänzen und dann als Folie zu Beginn des Meetings einmal kurz vorstellen. Keine Diskussion - der erfahrene Moderator hat die Fäden schließlich in der Hand!

2. Agenda erstellen und vorab verteilen

Was muss in diesem Meeting besprochen werden? Gewöhne die Menschen daran, ihre Themen, die auf die Agenda sollen, mindestens 24 Stunden vorher bei Dir anzumelden. Nur dann kommen sie sicher noch auf die Agenda.

Die Agenda bringst Du in eine sinnvolle Reihenfolge und verteilst diese mindestens 6 Stunden vor dem Meeting an alle Eingeladenen. So kann sich jeder auf die inhaltlichen Themen vorbereiten und eventuell noch Informationen beschaffen oder offene Fragen klären.

Tipp:
Lasse zwischen den Agendapunkten vor dem Versand ausreichend Platz für Notizen oder Anmerkungen, die die Teilnehmenden sich machen wollen.

3. Sorge dafür, dass 45 Minuten reichen

Wenn Dinge kein klares Zeitfenster haben, dann neigen wir Menschen dazu, die Dinge in die Länge zu ziehen. Daher legst Du als Moderator vorab fest, dass das Meeting nach maximal 45 Minuten (!!!) beendet wird. Was bis dahin nicht besprochen ist, wird aufs nächste Meeting vertagt.

Wenn die Zeit wirklich knapp ist und Du konsequent bist, dann ist es erstaunlich, wie schnell wir Menschen zu Potte kommen und Entscheidungen treffen können, ohne sie zunächst zu zerreden.

Tipp:
Die für die Vielredner wichtigeren Punkten setzt Du direkt ans Ende der Agenda. Da sie ihre Punkte besprochen haben wollen, werden sie sich bei den anderen Themen vorher auf der Agenda dann fröhlich zurückhalten.

4. Alle kommen zu Wort

Es ist Deine Aufgabe als Moderator, alle Beteiligten im Blick zu behalten. Das bedeutet, dass Du auch den Chat unter Beobachtung hältst oder einen andren Meetingteilnehmer als Co-Moderator damit beauftragst. Und es heißt zudem, dass Du immer wieder die ruhigeren Teilnehmer zu Wort bittest. 

Hier hat das Online-Meeting erkennbare Vorteile, denn Du kannst den Vielschwätzern einfach mal den Saft abdrehen. Mikro aus und Sprechberechtigung nur für den, der jetzt gerade gefragt ist. Das ergibt eine vollkommen neue Meetings-Kultur.

Tipp:
Das gute alte "Aufzeigen" oder die moderne Meeting-Plattform-Version der "Reaktionen" erweisen sich zunehmend als hilfreich. Du kannst die Wortmeldungen so nach und nach abarbeiten.

5. Du bist der Moderator

Also bist Du für die anderen der Gastgeber. Der für gute Stimmung und einen strukturierten, zielführenden Ablauf sorgt. Lass´ Dir das Heft nie aus der Hand nehmen. Du gibst vor, was, wann, wie, durch wen, auf welche Weise und mit wem zu erfolgen hat.  Je klarer Du "führst", desto sauberer werden die anderen folgen.

Tipp:
Hole Dir zu Beginn zwei Helfer zur Seite, indem Du einen Teilnehmer einlädst, Dein Timekeeper zu sein. Also derjenige, der das Zeitmanagement im Blick behält und Dir ein Zeichen gibt, wenn es eng zu werden droht. Dein zweiter Helfer ist der Chat-Beauftragte, der den Inhalt des Chat ebenso im Blick behält, wie die "Reaktionen" und gehobenen Hände. Der Dich einfach unterstützt, dass die richtige Reihenfolge eingehalten und keine Frage oder Anmerkung im Chat übersehen wird. 

6. PowerPoint ist Deine Unterstützung

Nein, PowerPoint ist nicht das Meeting. PowerPoint sollte es auch keinesfalls beherrschen. Denn während Du die Präsentation auf dem Bildschirm teilst, reduzierst Du einfach den Gesprächs-Eindruck. Ein Meeting sollte keineswegs eine Frontal-Präsentation sein, sondern ein lebendiger Austausch zu offenen Themen und Fragen. Es ist Diskussionsplattform und Ort für auch mal informelle Gespräche.

Tipp:
Plane immer mindestens zehn Minuten zu Beginn ein, in denen das "Socializing" stattfindet. Eine Phase, die wirklich Freiraum für informellen Austausch bietet. Denn genau DER kommt in Zeiten von Homeoffice und social distancing viel zu kurz. Ich nenne das immer "virtuelles Kaffeetrinken". Und genau das haben wir vor der Digital-Zeit doch auch immer gerne gemacht: Vorher über Urlaub, Freizeit, Familie oder anderes geratscht, was mal nix oder nur wenig mit Business zu tun hatte. 

Die Wirkung dieser Kaffeerunden ist vielfach sinnvoll, denn so kommen die nicht ganz pünktlichen dazu, ohne zu stören. Beim nächsten Mal kommen sie früher, weil ihnen der wirksame Auftritt als wichtiger Player versagt wird und sie sich auch gerne mal austauschen. Und jemand, der noch nicht alles parat hatte, kann währenddessen noch flugs etwas organisieren.

7. Aktiviere Deine Teilnehmenden!

Ich gehe soweit zu behaupten, dass das mit der wichtigste Tipp im Online-Meeting ist. Du sorgst damit dafür, dass sich niemand gemütlich im Bürostuhl in die Kurve fläzt. Du verteilst Aufgaben, lässt die Kollegen in Breakout-Rooms oder am Whiteboard arbeiten und gibst da auch mal die Verantwortung ab. Die Gruppe darf sich selbst organisieren. Du leitest an, erklärst und lässt dann andere machen.

Du kannst auch mal so genannte Teilnehmer-Aktivierungen einsetzen. Da gibt es tolle Sachen für alle Phasen vom WarmUp bis zum Feedback. Dabei geht es darum, Aufgaben so zu stellen, dass die Kollegen wirklich aktiv etwas tun müssen. Das kann eine kleine Übung sein, um Inhalte zu erarbeiten. Es kann eine Bewegungsaufgabe zwischen zwei emotional intensiven Themen sein, um kurz Dampf abzulassen. Das kann auch eine alberne oder humorvolle Methode sein, die Euch einfach in einen angenehmeren Zustand versetzt.

Denke immer daran: Bei Live-Treffen im Büro gibt es die informellen Gespräche in der Kaffeeküche. Das Treffen im Sekretariat oder den Flurfunk. Je mehr Verständnis dafür schaffen, dass wir auch im Online-Meeting solche Freiräume einplanen müssen, um Teambuilding zu ermöglichen, desto mehr Raum wird dafür ganz selbstverständlich in der Zukunft geschaffen werden.

Tipp:
Starte doch einfach mal mit einer Fragerunde: Was trinkst Du eigentlich am liebsten so im Arbeitsalltag: Tee oder Kaffee? Wie trinkst Du Deinen Kaffee? Zeig´uns doch mal Deine Lieblingstasse! 

Was zunächst etwas albern zu klingen scheint, war bis vor der Schnell-Digitalisierung für uns alle - von der Reinigungskraft bis zum CEO - vollkommen normal. Wenn wir mal wirklich so richtig ehrlich mit uns sind.

Nur weil wir jetzt online aufeinander treffen heißt das doch in keiner Weise, dass wir darauf verzichten sollten. Ganz im Gegenteil: So ein herrlich ausgelassenes Miteinander und das Zeigen von Persönlichkeit ist für alle entspannend und entlastend. 

Mentorin für bemerkenswerten Auftritte mit Mikrofon, Marker und Deinem individuellen #WOW-Faktor.

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