Anrufbeantworter

Früher hatten wir ein Sekretariat im Büro, in dem einem freundliche und charmante Assistentin Anrufe für uns entgegen nahm. Sie tat dies immer dann, wenn wir - aus welchem Grund auch immer - nicht selbst ans Telefon gehen konnten. Heute haben wir ganz selbstverständlich...einen Anrufbeantworter oder die Mobilbox. Doch hat er die gleiche Funktion? Nein, die hat er nicht! Denn ihm fehlt viel zu oft die persönliche, sympathische Komponente. Dabei sind Anrufbeantworter und Mailboxen eine wertvolle Visitenkarte unserer Person und unseres Unternehmens. Sie verdienen also mehr Aufmerksamkeit, damit sich unsere Kontakte und Kunden willkommen fühlen und gerne auf unseren elektronischen Helfer sprechen. Doch meist stellt sich die Welt anders dar... Anrufbeantworter - aus der Hölle Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht - doch ich kenne eine Menge Menschen, die direkt auflegen, wenn sich ein elektronischer Telefonbutler meldet. Maschinen sind uns grundlegend suspekt. Wir haben keine Lust, auf eine seelenlose Maschine zu quatschen und unsere Botschaft zu hinterlassen. Nicht wissend, wer sie abhört und ob überhaupt jemand darauf reagiert. Ich kann das sehr gut verstehen, denn was ich da tagtäglich bei Menschen und Unternehmen erlebe, ist wirklich gruselig.... Am Schlimmsten finde ich persönlich die, die einfach nur melden: "Sie haben die Rufnummer 0213- 456 78 90 erreicht. Hinterlassen Sie ihre Nachricht nach dem Piepton!". Hey, ja, ich kann mich erinnern, genau diese Nummer gewählt zu haben. Das brauche ich keinesfalls…

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Kunde oder Telefon: Prioritäten setzen

...schellte sein Mobiltelefon. Ja, Sie haben richtig vermutet: Der Verkäufer schaute mich kurz bittend an. Und griff auch schon zum Telefon. Es folgten ein Blick aufs Display und ein: "Sorry, da muss ich rangehen!" Was folgte? Ein Telefonat mit der Gattin - durchaus wortgewaltig, wie zu hören war. Es ging um den gemeinsamen Nachwuchs. Und ich? Schrumpfte merklich zusammen... Warum ist die Frau im Plastikkästchen plötzlich mehr Wertschätzung wert, als die Frau im Kostüm vor ihm?  Das ist einfach ungehörig. Weil die Neugierde in Bezug auf den Anrufer größer ist, als der Respekt gegenüber dem lebendigen Kunden. Die eigene Angst, etwas zu verpassen, ist bei einigen Menschen offenbar so groß, dass sie alles gute Benehmen vergessen. Die grimmige Gattin kann man(n) nach dem Kundengespräch in stiller Minute zurückrufen - die moderne Technik machts möglich. Taktfalle Telefon Es ist eine Unsitte, das Telefon oder die eMail unser Leben dominieren zu lassen. Es ist respektlos, diese elektronischen Medien wichtiger zu nehmen, als den lebenden Menschen, der vor mir sitzt. Wertschätzend wäre es, dem Telefon in einem solchen Moment keine Beachtung zu schenken. Die eigene Achtsamkeit ganz auf die Person zu richten, die mir gegenüber sitzt - und mit der ich ja immerhin gerade im Gespräch bin. In Zeiten moderner Technik ist es schließlich ein Leichtes, hinterher die Nummer des Anrufers zu ermitteln und diesen zurückzurufen. Wohl niemand empfindet es als wertschätzend, wenn er…

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Mieser Ton am Telefon…

Ein Bestandskunde meines Partners rief an. Da mein Partner kurzfristig unabkömmlich war, nahm ich für ihn ab und meldete mich gewohnt freundlich. Kunde: "Ähem." Es war bereits am Tonfall zu erkennen, dass der Anrufer nicht mit mir am Apparat gerechnet hatte.  Höflichkeit ist eine Zier... Dann bellte er seinen Namen ins Telefon - natürlich ohne ein "Guten Tag" oder ähnliches. BS: "Einen schönen Guten Tag, Herr X - was kann ich für Sie tun?" Kunde: "Ich brauche den Herr F. Ist der zu sprechen?" BS: "Er ist noch für etwa zwei Minuten unabkömmlich", antwortete ich, "mögen Sie so lange mit mir vorlieb nehmen?" Kunde: "Was?" Es klang, als habe er gar nicht zugehört. Ich wiederholte mein Angebot mit freundlicher Stimme und etwas anderen Worten. BS: "Darf ich Ihnen vielleicht die zwei Minuten Wartezeit vertreiben?" Als sehr freundlicher Mensch am Telefon sind mir solch barsche Reaktionen bislang eher unbekannt... Kunde (genervt, knurrend): "Wie wollen Sie DAS denn tun?" Unterkieferfallgeräusch Mir entgleisten die Gesichtszüge. Höflich und noch immer mit einem  - allerdings mittlerweile leicht gequälten - Lächeln. BS: "Sie können auch gerne gleich nochmal anrufen! Mein Partner ist in wenigen Sekunden wieder erreichbar." Kunde:  "Das ist ja dann wohl besser!" Aufgelegt. Ohne ein weiteres Wort. Als ich meinem Partner den Vorfall erzählte meinte dieser: "Den nehme ich mir gleich mal ins Gebet, sich so am Telefon zu verhalten. Das hat doch Auswirkungen auf…

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Tipps + Tricks: 1 – Anrufe wertschätzend beantworten…

1. Gehen Sie nur dann ans Telefon, wenn Sie dem „Gegenüber“ gerecht werden können - und wollen Ihr Anrufer kann in der Regel nicht wissen, in welcher Situation er Sie gerade „erwischt“. Ob Sie gute oder schlechte Laune haben, unter Zeitdruck stehen oder die Ruhe weg haben. Im Notfall ist es daher einfach besser, das Telefon mal klingeln oder den Anrufbeantworter antworten zu lassen, als einen Anrufer zu verärgern. Denn dieser ruft Sie dann vielleicht nie wieder an. 2. Setzen Sie ein Lächeln auf, bevor Sie den Hörer abheben Dieses Lächeln kann Ihr Anrufer in Ihrer Stimme „hören“ und fühlt sich dadurch gleich wohler. Das bessert für beide Seiten die Gesprächsatmosphäre erheblich. 3. Ihr Begrüßungsspruch kommt am besten in dieser Reihenfolge an Einen schönen guten Tag, Firmenbezeichnung, Ihr Name, was darf ich für Sie tun?Wenn Sie den Hörer abnehmen, ist Ihr Anrufer für einen Moment noch nicht auf Zuhören eingestellt - er denkt noch über das nach, was er sagen möchte. Daher geht in den ersten 2 - 3 Sekunden das gesagte quasi unter. Der Anrufer fühlt sich sicherer, wenn er Firmennamen und Ihren Namen gut versteht. 4. Sprechen Sie bewusst langsam Unser Begrüßungsspruch hat sich oft so gut eingeschliffen, dass wir ihn im Eilzugtempo „aufsagen“ und niemand das Gesagte inhaltlich versteht. Es geht daher darum, laut genug und verständlich zu sprechen, keinesfalls einschläfernd. 5. Notieren Sie sich den Namen und die Firma…

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