Anrufbeantworter

Sekretärin

Früher hatten wir ein Sekretariat im Büro, in dem einem freundliche und charmante Assistentin Anrufe für uns entgegen nahm. Sie tat dies immer dann, wenn wir – aus welchem Grund auch immer – nicht selbst ans Telefon gehen konnten. Heute haben wir ganz selbstverständlich…einen Anrufbeantworter oder die Mobilbox. Doch hat er die gleiche Funktion?

Nein, die hat er nicht! Denn ihm fehlt viel zu oft die persönliche, sympathische Komponente.

Dabei sind Anrufbeantworter und Mailboxen eine wertvolle Visitenkarte unserer Person und unseres Unternehmens. Sie verdienen also mehr Aufmerksamkeit, damit sich unsere Kontakte und Kunden willkommen fühlen und gerne auf unseren elektronischen Helfer sprechen. Doch meist stellt sich die Welt anders dar…

Anrufbeantworter – aus der Hölle

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht – doch ich kenne eine Menge Menschen, die direkt auflegen, wenn sich ein elektronischer Telefonbutler meldet. Maschinen sind uns grundlegend suspekt. Wir haben keine Lust, auf eine seelenlose Maschine zu quatschen und unsere Botschaft zu hinterlassen. Nicht wissend, wer sie abhört und ob überhaupt jemand darauf reagiert. Ich kann das sehr gut verstehen, denn was ich da tagtäglich bei Menschen und Unternehmen erlebe, ist wirklich gruselig….

Am Schlimmsten finde ich persönlich die, die einfach nur melden: „Sie haben die Rufnummer 0213- 456 78 90 erreicht. Hinterlassen Sie ihre Nachricht nach dem Piepton!“. Hey, ja, ich kann mich erinnern, genau diese Nummer gewählt zu haben. Das brauche ich keinesfalls nochmal zu hören. Wichtiger wäre zu wissen, ob sich hinter der Nummer der gewünschte Gesprächspartner verbirgt: Die Nennung von Name und eventuell Firma wäre nützlich.

Unangenehm sind auch die Anrufbeantworter, bei denen der Befehl zum Nachrichtaufsprechen in robustem Kasernenton gebellt wird. Da vergeht mir die Lust auf einen Kontakt sofort. Oder auch die Anrufbeantworter, die mir zunächst mit langem Vorspruch einen Knopf an die Backe quatschen und dann….X-mal nur noch piepsen, weil sie schlicht…voll sind.

Anrufbeantworter – mit Zeitlimit

Schön sind auch die Anrufbeantworter, die meine Zeit für das Aufsprechen einer Botschaft fröhlich auf eine Minute begrenzen – ohne mich vorher darüber zu informieren. Da werde ich dann mitten im Satz von einem Piepton ausgebremst und muss, will ich mit meinem Anliegen zum Ende kommen, nochmal anrufen.

Anrufbeantworter – mit Musikuntermalung

Für mich ein absolutes NoGo. Denn entweder ist die Musik zu laut (und ich verstehe das Gesagte kaum bis gar nicht) oder es ist eine Musikrichtung, die so gar nicht zu meinem Wohlbefinden beiträgt. Bei Kundenhotlines (auch eine Art moderner Anrufbeantworter) gerne auch in Endlosschleife, damit der Kunde auch ja wahrnimmt, wie lange das Unternehmen ihn schon in der Leitung „hängen lässt“.

Anrufbeantworter – mit Überraschungseffekt

Doch es geht eben auch anders. Besser. Gerade heute Morgen habe ich ein Immobilienbüro angerufen, da wir aktuell ein Haus zur Miete suchen. Ja, es ging ein Anrufbeantworter dran. Doch was für einer!!!!

Kaum fing die angenehm warme und gut verständliche Stimme an zu sprechen, huschte mir ein Lächeln über die Lippen – denn hier fühlte ich mich herzlich willkommen. Ich empfand das als nette Einladung, mit der Blechkiste zu sprechen. Nach einer sehr fröhlich stimmenden Begrüßung würde ich freundlich gebeten, Namen, Anliegen und Telefonnummer zu hinterlassen und der elektronische Butler wünschte mir „einen wunderbaren Tag“. Klar, dass ich da gerne drauf gesprochen habe und jederzeit mit Freude wieder anrufe.

Anrufbeantworter – mit Humor

Eine Kollegin, die ich sehr wertschätze, sprach mich neulich auf meinen Anrufbeantworter an. Der sich augenzwinkernd mit: „hier ist der elektronische Anrufenttäuscher von Bettina Schöbitz…“ meldet. Sie meinte, diese Ansage sei im Business-Umfeld vielleicht doch etwas unseriös…

Das sehe ich anders. Denn mir ich es wichtig, meinen Kunden und Interessenten, Freunden und Verwandten mit einer Portion Humor den Tag ein wenig angenehmer zu gestalten. Auch – oder gerade – im ach so seriösen Business-Umfeld. Sie zum Lächeln zu bringen und es ihnen leicht zu machen, bei mir anzurufen. Und so greife ich einfach das auf, was die meisten empfinden, die an der angerufenen Nummer niemanden erreichen: Sie sind enttäuscht.

Wenn ich sie dann zum Schmunzeln bringe, kann das in meinen Augen gar nicht verkehrt sein. Denn es durchkreuzt ihre tägliche Routine mit einem Augenzwinkern. Zudem weiß ich von vielen meinen Anrufern, dass sie meinen elektronischen Helfer sehr mögen und auch gerne darauf sprechen. Weil sie zudem merken, dass ich das Ding auch regelmäßig abhöre und zeitnah zurückrufe. Und – was fast noch wichtiger ist – mich nicht hinter der Blechbox „verstecke“, sondern sie nur einsetze, wenn ich wirklich unpässlich bin.

Anrufbeantworter – sind auch nur „Menschen“

Deswegen brauchen sie ein wenig Aufmerksamkeit und Pflege. Also freundliche und angenehme Ansagen und regelmäßige Betreuung, wenn es um die Bearbeitung der aufgesprochenen Anliegen geht. Hier zeigt sich die Haltung dessen der sich um das Gerät kümmert: Begegnet er Menschen mit Wertschätzung, sorgt er für respektvolles Miteinander und ist er an einer gedeihlichen Beziehung interessiert, die für beide Seiten zum Erfolg führt? Hier ist die gelebte R³Haltung sehr wertvoll für alle Beteiligten.

9 1/2 Geheimnisse angenehmer Anrufbeantworter und Mobilboxen

  1. Sorgen Sie für den guten Ton am Telefon – sprechen Sie Ihre Grußbotschaften ohne Hintergrundgeräusche und mit einem passenden Abstand zum Mikrofon auf, damit Sie gut verständlich und angenehm „rüberkommen“
  2. Überlegen Sie sich vorher einen sympathischen, gerne auch humorvollen, Text für Ihre Ansage(n)
  3. Sprechen Sie langsam und deutlich. Starten Sie mit einer Grußformel, bevor Sie Ihren Namen oder den Ihrer Firma nennen – denn dann kann sich das Ohr des Anrufers „einhören“ und wird den Namen deutlich besser verstehen (Impuls: das gilt übrigens auch für die normale Meldung am Telefon!).
  4. Lassen Sie, wenn es Ihnen selbst weniger liegt, jemanden den AB besprechen, der eine angenehme und sympathische Stimme hat…
  5. Gönnen Sie den Anrufern Zeit zum Aufsprechen: 60 Sekunden sind definitiv zu wenig – erweitern Sie notfalls den Speicherplatz des elektronischen Butlers
  6. Sie können die Ansagen bei vielen modernen Mobilboxen auch extern mit Mikro und allerfeinstem Ton als MP3 einsprechen und dann aufspielen….als High-End-Lösung gerne auch mit einem professionellen Sprecher, der das Ganze perfekt beherrscht.
  7. Eine gewisse zeitliche Nähe der Bearbeitung der Nachrichten führt ebenso zum Erfolg
  8. Eine zuverlässige Löschung voller Bänder darf der Anrufer sicher zu recht erwarten – hier kann die Fernabfragefunktion sie unterwegs unterstützen
  9. Bedanken Sie sich für den Anruf. Das hätten Sie beim persönlichen Telefonat doch vermutlich auch getan, oder?
  10. R³Bonustipp:
    Hören Sie ab sofort mal bewusst hin, wenn Sie an Anrufbeantworter geraten: Lernen Sie von den Besten. Jeder von uns fühlt sich wohler, wenn er sich willkommen fühlt. Das stärkt Ihre Kommunikation und trägt viel zur #Reputation Ihres Unternehmens bei.

Veröffentlicht von

Ich mache Unternehmen mit der R³Haltung erfolgreicher. Indem ich dafür sorge, dass Mitarbeiter Höchstleistungen bringen können - und wollen. Davon profitieren alle: Kunden, Unternehmen und Mitarbeiter.

Schreibe einen Kommentar