Dringlich oder wichtig?

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Der Alltag stellt uns täglich vor vielfältige Aufgaben. Planbare und spontane. Solche von kurzer Dauer oder längere Projekte. Aufgaben, die wir alleine erledigen können oder bei denen wir in einem Team arbeiten. Oftmals ist es an uns selbst, über eine sinnvollen Reihenfolge dieser Aufgaben zu entscheiden. Doch mal ehrlich: Wie genau schauen Sie hin, wenn Sie Ihre anstehenden Aufgaben betrachten? Nach welchen Kriterien setzen Sie Ihre Prioritäten?

Dringlich – ist nur selten wichtig

Zu oft lassen wir uns an dieser Stelle fremd bestimmen. Indem wir uns von anderen Aufgaben „aufhalsen“ lassen, die „dringlich“ sind. Das bedeutet, dass ein anderer Mensch von der schnellen Erledigung der Aufgabe einen Vorteil hat. Sei es, dass er selbst weiterarbeiten kann oder dass er so Repressalien eines Dritten – beispielsweise eines Kunden – abmildert. Es gibt Leute die sind Profis im „Zeitdruck aufbauen“ – und wir lassen uns drauf ein, weil wir den Menschen mögen, den Termin platzen sehen oder weil unser Chef uns im Nacken sitzt.

Dringliche Aufgaben können, im Sinne des Umgangs mit der eigenen Energie (= Zeit), oft wunderbar delegiert werden. Sie können mit reduzierter Kraft erledigt oder auch schon mal – ja, Sie lesen richtig – liegengelassen werden. Denn Manches, was jetzt in diesem Moment ach so „dringlich“ ist, erweist sich als total egal, wenn wir es schlicht eine Zeit lang liegen lassen. Komischerweise fragt in vielen Fällen nie wieder jemand nach einem Ergebnis. Ich gehe davon aus, dass Sie als mein Leser durchaus in der Lage sind, an dieser Stelle eine passende Entscheidung zu treffen, ob etwas wirklich im Sinne der Firma erledigt werden muss – oder ob sich da nur jemand mit einem Panik-Tsunami wichtig machen will.

„Dringlich“ ist der Vermieter, der am 2. Januar im Büro Ihrer Hausverwaltung anruft und die Nebenkostenabrechnung schnellstmöglich vorgelegt bekommen möchte. Weil er beim Mieter die erwartete Nachzahlung schnellstmöglich eintreiben möchte, um sein Konto-Minus auszugleichen. Wohl wissend, dass die zur Erstellung der Abrechnung für Sie erforderlichen Stadtwerke-Jahresabrechnungen erst im März per Post bei Ihnen eingehen wird. Er gehört zur Gruppe Ihrer C-Kunden – also zu denen, die wenig Umsatz und viel Arbeit machen. Hier greift das Pareto-Prinzip. Das ist die berühmte 80:20-Regel, nach der beispielsweise 20 % der Kunden 80 % der Arbeit machen (C-Kunden) – und 20 % der Kunden eben auch 80 % des Umsatzes (A-Kunden). Wir alle neigen dazu, uns den C-Kunden genauso zu widmen, wie den A-Kunden – doch das ist unwirtschaftlich und zugleich zeitraubend.

Wichtig – ist eher selten dringlich

Wirklich unsere Aufmerksamkeit verdienen die „wichtigen“ Dinge. Das sind Aufgaben, die mir persönlich wichtig sind. Also Dinge, die mich selbst weiterbringen, bei denen ich etwas lerne oder an denen ich wachse. Diese Aufgaben bringen mich meinen persönlichen Lebenszielen ein Stück näher und sie nutzen meiner Persönlichkeitsentwicklung. Indem ich mich etwas Neues traue, einen neuen Weg einschlage oder bewusste Entscheidungen treffe.

„Wichtig“ ist der A-Kunde, mit dem Ihrem Unternehmen viel Umsatz und einen schlaffördernden Gewinn macht. Wichtig sind der Zahnarzt-Termin, der Sie vor den berühmten 3. Zähnen oder der Sporttermin, der Sie vor dem Bandscheibenvorfall bewahren soll. Wichtig sind die Beziehungen zu Menschen, die Ihrem Leben Freude bringen.

Schützen und schätzen Sie Ihre Lebens-Zeit…

Wenn Sie nun also die Nebenkostenabrechnung für Vermieter „Dringlich“ abends noch schnell in Angriff nehmen, damit der nervige Kunde Ruhe gibt – und stattdessen den Termin mit Ihrer Frau für ein romantisches Abendessen absagen – dann setzen Sie „dringlich“ vor „wichtig“. Sie schädigen damit Ihre eigene Lebensenergie. Irgendwann sind Sie dann nicht nur den nervigen Kunden, dem es eh nie schnell genug geht, sondern auch die zu Recht enttäuschte Gattin los.

Setzen Sie also mit klarem Blick künftig genau DIE Termine auf Ihrer Prioritätenliste ganz nach oben, die für SIE wichtig sind. Niemals die, die andere – bewusst oder unbewusst – dringlich machen. So schonen Sie Ihre Energiebilanz und bleiben Herr Ihrer Zeit. Die Sie wiederum für die Dinge verwenden können, die Ihnen gut tun und die Sie Ihren Lebenszielen näher bringen.

Ein erster Schritt in die richtige Richtung ist es, sich Klarheit über die eigenen Lebensziele und den Sinn des eigenen Daseins zu verschaffen… – wenn Sie da unsicher sind, dann kann Ihnen ein guter Coach wertvolle Unterstützung bieten. Er schaut mit Ihnen nach vorn und unterstützt Sie bei der Entwicklung Ihrer eigenen beruflichen und privaten Ziele. Denn diese bilden immer auch eine Einheit – weshalb sich Zeitmanagement eben niemals alleine auf das berufliche Tun beschränkt.

Meine Mission ist, Menschen auf Bühnen und im Business zu einem begeisternden und authentischen Auftreten zu ermutigen. Mit dem #WOWFaktor - dem Plus an ehrlicher #Wertschätzung.

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