Zeitmanagement im Meeting – 9 ½ leicht vermeidbare Fallen

Besprechungskultur

Einladung zum Meeting. Neee, nicht schon wieder! – denkt Projektleiter Marius. Nicht schon wieder so ein langatmiges Zusammentreffen mit einer Horde Menschen verschiedener Fachbereiche. Bei lauwarmem Kaffee und labberigen Plätzchen aus der Gratis-Zugabe-Dose vom Büroartikel-Lieferanten. Bei dem jeder meint, seine Meinung sagen und vehement vertreten zu müssen.

Meeting, Besprechung, Konferenz – sind echte Zeitdiebe

Wo Menschen aufeinander treffen, geht es zunächst darum, das eigene Terrain abzustecken. Machtspiele finden statt – sichtbar und unsichtbar. Marius erlebt immer wieder das Gerangel um die besten Plätze am Konferenztisch. Den Kampf um die Redezeit. Die Diskussion ums Abdrücken der lästigen Protokollführung.

Um die „Sache“? Geht es den Teilnehmern meist erst in zweiter oder dritter Linie. Das alles kostet Zeit. Viel Zeit. Die wir uns weitgehend sparen könnten…

Zeitmanagement-Falle Nr. 1: Offenes Zeitfenster

Die Einladung erfolgt zumeist unter Angabe von Datum und Uhrzeit, wann das Treffen beginnt. Das Ende? Offen! Marius nervt das. Er findet es deutlich besser, wenn in einer Einladung künftig neben dem Beginn- auch ein Endtermin oder die geplante maximale Dauer steht. Damit es wirklich vorangeht, sollte nach seiner Erfahrung mit sehr engen Zeitfenstern geplant werden.

Das hat zwei Vorteile: 1. können die Teilnehmer anderen Termine drumherum besser planen und 2. wissen sie auch von vorneherein, wieviel Zeit zur Klärung des Themas überhaupt ansteht. So animiert Marius die Teilnehmer, schneller zur Sache zu kommen.

Zeitmanagement-Falle Nr. 2: Allgemeine Agenda

Weiterhin hat Marius gemerkt, dass die meisten Einladungen keine oder nur eine allgemein gehaltene Tagesordnungen beinhalten. Er schreibt daher für seine nächste Besprechung eine detaillierte Agenda, in der die Ziele und Zeiten der einzelnen Tagesordnungspunkte klar vorgegeben sind. Diese Agenda fügt er der Einladung bei, damit jeder Teilnehmer sich gut vorbereiten und notwendige Unterlagen gleich mitbringen kann.

Zeitmanagement-Falle Nr. 3: Moderationsmangel

Schon oft hat Marius in Konferenzen gedacht: Dieses Meeting bräuchte einen Moderator. Jemanden, der das Thema und die Zeit im Blick behält. Der dafür Sorge trägt, dass jeder Teilnehmer mit seinen Anliegen und Impulsen zu Wort kommt.

Der Moderator kann Redezeit verteilen oder auch entziehen. Er gibt dem Treffen die erforderliche Struktur, damit alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet werden können. Also übernimmt Marius beim nächsten Meeting selbst die Moderation und kann so steuern, wie effizient seine Besprechung verläuft und wie gut die Ergebnisse sein werden.

Zeitmanagement-Falle Nr. 4: Sachebene verlassen

Wer in einer großen Runde sein Anliegen durchsetzen will, der verlässt gerne mal die Sachebene und wird persönlich. Denn auf der emotionalen Ebene bewegen sich Menschen eher, als bei sachlichen Argumenten. Hier ist es – so Marius eigene Erfahrung – besser, wenn der Moderator die Menschen nachdrücklich daran erinnert, zur Sachebene zurückzukehren. Damit die Diskussion weder unschön nach zu zeitraubend wird. Und damit Konflikte frühzeitig entschärft werden.

Zeitmanagement-Falle Nr. 5: Praktikant führt Protokoll

Wer schreibt der bleibt – das weiß Marius aus langen Berufsjahren. Was schriftlich fixiert wurde, hat Nachwirkung. Deshalb rät er, dass niemals ein unerfahrener Praktikant die Protokollführung übernehmen sollte – sondern ein erfahrenes Teammitglied. Wichtig ist ihm allerdings, dass das Protokoll stichwortartig die wesentlichen Entscheidungen und Beschlüsse beinhaltet, nicht jedoch wortwörtlich jeden Redebeitrag aufführt.

Er schlägt daher beim nächsten Treffen vor, ein der Agenda entsprechend vorbereitetes „Formular“ zu verwenden, welches auch Fotos der Aufzeichungen an FlipChart oder Whiteboard vorsieht. Es soll die wichtigsten Ergebnisse des Meetings festhalten. Statt die widersprüchlichen Diskussionsinhalte detailgenau wiederzugeben.

Zeitmanagement-Falle Nr. 7: Jubilieren der Jammerlappen

Im Meeting werden Vorschläge unterbreitet. Was Marius ärgert: Fast immer werden diese sofort von der „Gegenseite“ zunichte gemacht. Bedenkenträger übernehmen die Macht! Sie melden sich lautstark zu Wort und produzieren Gegenwind. Das kostet Zeit – gilt es doch, eine Lösung zu finden. Deshalb stellt Marius beim nächsten Meeting die Lösungsfindung in den Vordergrund. Er formuliert, dass er konstruktive Vorschläge hören will und das für die Bewertung der Ideen später noch Zeit sein wird. Dann lasse sich auch besser zwischen den verschiedenen Variationen abwägen…

Zeitmanagement-Falle Nr. 8: Falsche Brille verzerrt

Wie oft ist es Marius schon passiert, dass in Meetings die Lösungen bevorzugt wurden, die für das Unternehmen mit geringsten Mitteln umsetzbar waren. Statt derer, die optimal für den Kunden sind. Wie oft steht auf Webseiten von Firmen das, was sie den Kunden mitteilen wollen – statt dem, was der Kunde wissen will und muss, um sich zu entscheiden. Marius regt in der nächsten Besprechung an, mal mit der Kundenbrille auf das eigene Unternehmen und die vorgeschlagenen Lösungen zu schauen. So erzielt er bessere und kundenfreundlichere Lösungen.

Zeitmanagement-Falle Nr. 9: Reden statt Zuhören

Marius ist genervt, dass er und seine Kollegen so oft von den immer gleichen Teilnehmern unterbrochen werden. Er findet das rücksichtslos und hat das Gefühl, dass seine Meinung zu wenig ernst genommen wird. Dabei hat er gute Gründe für seine zunächst abwartende Haltung: Er hört zu, um zu verstehen, was den anderen bewegt. Nicht, um seine eigene Antwort schon mal zurecht zu legen.

Er strebt an, dass die „lauten“ Kollegen den „leiseren“ mehr zuhören und deren Ideen und Impulse zu verstehen versuchen. Denn auch diese Kollegen sind Teil der Lösung – und ziehen sich, werden sie immer wieder übergangen, nur noch mehr zurück. Zu Lasten der Lösungseffizienz formulieren sie ihre Bedenken dann eben zu einem späteren Zeitpunkt – und bremsen so die „Lauten“ aus. Autsch!

Zeitmanagement-Falle 9 ½: Wertschätzung?

Klare Regeln sorgen für einen geregelten Ablauf – doch jemand muss dafür die Verantwortung übernehmen. Er ist der „Advocatus diabolus“, der die Teilnehmer zur Ordnung ruft, ihnen Redezeit entzieht und das Ziel des Treffens im Blick behält. Damit das Meeting am Ende auch wirklich seinen Sinn hat. Das ist kein leichter Job, denn er erfordert Rückgrat und Mut – doch es dient der Sache. Aus dem Grund übernimmt Marius ihn beim nächsten Treffen.

Als Verantwortlicher tut er gut daran, am Ende des Treffens die nächsten Schritte – gemeinsam mit den Teilnehmern – festzulegen und so eine klare Aufgabenverteilung zu definieren. Wer hat was und wie bis wann mit wem zu tun und das Ergebnis wohin zu melden? Diese Fakten gehören ebenfalls ins für alle verfügbare Protokoll.

Und wenn Marius dann am Ende – quasi zur Vermeidung der Falle Nummer 9 ½, der fehlenden Wertschätzung – allen Teilnehmern seinen ehrlichen Dank für ihr diszipliniertes Verhalten und das gute Ergebnis ausspricht, kann er sicher sein, dass alle Beteiligten das nächste Mal gerne wieder dabei sein werden. Weil sie seine efffiziente Meetingführung schätzen. Weil respektvoll mit ihrer Zeit und wertschätzend mit ihrer Persönlichkeit umgegangen wurde.

Impuls zum Schluss:

Wie wäre es, wenn JEDER Teilnehmer am Ende in zwei Sätzen sagen würde, was ihm an dieser Besprechung GUT GEFALLEN hat? Das wirkt positiv auf die Unternehmenskultur, denn es richtet den Blick auf das Positive.

Probieren Sie es doch einfach mal aus. Und berichten Sie mir hier in den Kommentaren von Ihrer Erfahrung.

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Ich mache Unternehmen mit der R³Haltung erfolgreicher. Indem ich dafür sorge, dass Mitarbeiter Höchstleistungen bringen können - und wollen. Davon profitieren alle: Kunden, Unternehmen und Mitarbeiter.

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